Заказать расчет стоимости проекта
Мы свяжемся с Вами и обсудим стоящие задачи - это позволит выбрать какую CRM вам использовать. А затем посчитать как стоимость лицензий, так и работ по внедрению и интеграции сопутствующих систем
Имя
Моб. телефон
Отправка формы подразумевает согласие с политикой конфиденциальности

Автоматизация бизнес процессов компании

Привет, друзья!

Сегодня я хочу поговорить об автоматизации бизнес процессов в компании. Давайте попробуем разобрать зачем это нужно, когда их стоит автоматизировать и что это дает.

Каждая компания имеет в своей основе набор определенных процедур, выполнение которых обеспечивает функционирование её основных и вспомогательных процессов. Иногда это описано в виде схем по какой-либо нотации, иногда в виде регламентов и должностных инструкций, а иногда - в виде устоявшихся неписанных правил. И вроде все работает, компания растет по выручке. Но начинает проявляться ситуация когда прибыль не растет кратно выручке. И чаще всего причиной этого являются неавтоматизированные бизнес-процессы. И из-за ручного выполнения операций, увеличивается время на обработку заказа, например. Или подготовку счета клиенту.

Давайте попробуем разобрать на примерах и цифрах.
Бизнес-процесс с ручным трудом
Предположим у нас в компании есть вот такой бизнес-процесс. Я представлю его, безусловно, в упрощенном виде для демонстрации принципа:
Пример ручного бизнес процесса контроля отгрузки
Давайте разберем его по шагам с учетом следующий вводных. В данном случае описан процесс работы менеджера по продажам с окладом 50 000 руб и еще 15 100 мы как предприятие заплатим в виде зарплатных налогов. Итого наши затраты на 1 менеджера равняются 65 100.

А теперь посчитаем его временные затраты на исполнение такого бизнес-процесса.

  1. В случайные промежутки рабочего дня он обращается к складу для уточнения прихода товара. Пусть он на это тратит 10 мин

  2. Предположим, что товар поступил на склад и сотруднику необходимо уточнить готовность к отгрузке. Еще +10 мин.

  3. Далее нужно сообщить клиенту, что мы можем отправлять товар либо он заберет его своим транспортом. Подготовка письма +10 мин

  4. Через какое-то время необходимо начать периодически уточнять у бухгалтерии поступление окончательной оплаты от клиента возьмем еще 10 мин и пока предположим, что бухгалтерия ответила положительно на первый же запрос и клиент оказался пунктуальным в соблюдении графика платежей.

Итого совокупные затраты времени на исполнение такого процесса составят 40 мин. А теперь давайте пересчитаем в деньги: 61 100 руб / 160 часов в мес = 406 руб 80 коп. стоимость часа сотрудника. Ну 40 минут = 271,25 руб.

А сколько таких отгрузок в месяц? Давайте предположим, что менеджер делает 20 отгрузок в месяц. Затраты на которые составят 5 425 руб на одного менеджера в месяц или 65 100 в год. Или 651 000 руб в год на средний небольшой продаж из 10 менеджеров. Весомая сумма, верно?) А ведь это только один маленький процесс из всей палитры его рабочих процессов.
Бизнес-процесс с ручным трудом
А теперь давайте посчитаем стоимость того же процесса, но с применением некоторой автоматизации. Вот так он будет выглядеть в конечном виде при условии исполнения в системе исполнения бизнес-процессов:
Пример автоматизированного бизнес процесса контроля отгрузки
Как мы видим, в таком процессе вообще не требуется участие сотрудника - все делается по сигналам из учетной системы, все уведомления отправляются автоматически, а менеджер получает актуальную информацию о прохождении ключевых точек. Соответственно, затраты на такой исполнение такого процесса условно равны 0, т.к. не используется труд человека.

Конечно, данные схемы приведены с некоторым упрощением реальности, но они демонстрируют те задачи, которые ставятся при автоматизации бизнес процессов предприятия. В реальном проекте по автоматизации будут затраты на программное обеспечение, его внедрение, обучение сотрудников. Но стоимость этого быстро окупается как за счет увеличения производительности труда (освободившееся время он тратит на поиск новых заказов), так и за счет сокращения количества персонала, ведь автоматизация уменьшает количество необходимых людей на выполнение того же объема работ.


Когда автоматизировать бизнес процессы?
Теперь давайте поговорим о том, когда же стоит приступать к автоматизации процессов. Ответ простой - когда они у вас есть. Давайте поясню. Очень часто даже в очень крупных компаниях отсутствует формализованное описание процессов. То есть сотрудники не знают четкого регламента своей работы и выполняют её так как привыкли или как научили при приеме на работу. И руководитель думает, что у него работа идет по бизнес процессам, а по факту сотрудники работают "по понятиям" и так, как им удобно. В итоге получается классическая картина, что топ-менеджмент не знает как протекают процессы в нюансах. Результатом попытки автоматизации станет то, что по ходу исполнения процесса в какой-либо системе вы будете постоянно спотыкаться об исключения и фразы "а мы всегда делали по другому".

Поэтому.

  1. Сначала описываете свои процессы. Например, в нотации BPMN 2.0, как в тех схемах, что я привел выше.
  2. Затем добиваетесь того, чтобы они исполнялись. Без каких-либо программ. Просто проконтролируйте соответствие реальной работы и описанного процесса. Часто бывает что линейные руководителя рассказывают вам не то, что есть в реальности, а то как они бы хотели видеть или думают что это так и работает.
  3. И только потом внедряете средства автоматизации этих бизнес-процессов. Не раньше.

Не пытайте автоматизировать бардак - еще ни у кого это не получилось!

Надеюсь, что смог рассказать вам о тех нюансах, с которым мы постоянно сталкиваемся на проектах по внедрению таких систем.


Александр Сидоров
Управляющий партнер baso-IT
Подпишись!
Оставьте адрес и мы будем регулярно высылать свежую статью
Made on
Tilda